山下ゆうこ
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山下ゆうこ
@yukoofficeyama.bsky.social
在宅フリーランス|バックオフィス歴8年|クライアント様支援実績9社|マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当|男児2人の母。 noteでは日々感じていることや知識をアウトプットしています。 週の半分は子どもの療育と病院で埋まる人。

▼noteは毎日更新▼
https://note.com/officeworker_you
【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
まずは体調管理とスケジュール管理の見直しを
体調管理やスケジュール管理は、代行業務を行う者としては当然の責務です。
これらがしっかりとできてこそ、相手に向き合い、価値を提供できる基盤が整います。

・しっかりご飯食べれていますか
・適度に歩いたり、運動を取り入れていますか
・自分を大事にできる時間がありますか
・生活リズムは一定ですか
・眠れていますか

睡眠質が悪く、しっかりとした栄養のある食事ができていないと、仕事のパフォーマンスにも大きく影響が出てしまいます。
自分が健康であることで、初めて他者の力になれるのです。
【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
クライアント様を見て、メンバーを見ても、自分を見ても、
本当につくづく思うことなのですが。

誰かに何かの価値を届けるって、すごくエネルギーのいることだなって。

自分の体調が万全であることや生活の基盤が成り立っていることって、ものすごく仕事に反映します。

今回は「自分が相手に価値を届ける時に思うこと」についてお話ししたいと思います。

誰かに価値を提供したい、助けになりたいと思うとき、
まず大切にしたいのは自分自身の状態です。

本当に誰かの助けになりたいのであれば、自分自身がとにかく万全であることが必要です。
August 30, 2024 at 4:44 AM
【誰かの助けになりたいなら、まずは自分から】
クライアント様を見て、メンバーを見ても、自分を見ても、
本当につくづく思うことなのですが。

誰かに何かの価値を届けるって、すごくエネルギーのいることだなって。

自分の体調が万全であることや生活の基盤が成り立っていることって、ものすごく仕事に反映します。

今回は「自分が相手に価値を届ける時に思うこと」についてお話ししたいと思います。

誰かに価値を提供したい、助けになりたいと思うとき、
まず大切にしたいのは自分自身の状態です。

本当に誰かの助けになりたいのであれば、自分自身がとにかく万全であることが必要です。
August 29, 2024 at 9:09 PM
【機能しないマニュアルとは】
朝の続きです^^*
機能しないマニュアルの特徴をお伝えします。

3、渡しただけで満足し、その後のフォローが不足している
一度作ったマニュアルで完ぺきに指示が通ることは、基本ありません。
マニュアルを渡しただけで「これで大丈夫だろう」と思ってしまうことがよくありますが、実はその後のフォローが非常に重要です。
特に遠隔で作業している場合、進捗や困りごとを早めに確認する仕組みがなければ、問題が大きくなってから気づくことになりがちです。
進捗確認やフォローアップが不足すると、作業が想定通りに進まず、修正に多くの時間とコストがかかることになります。
【機能しないマニュアルとは】
相手から初回の指示受けを行う際、マニュアルをいただくことがございます。

そういった場合、とてもありがたいのですが、作っていただいたマニュアルの書いてある内容を理解できないケースもあり、いただいたマニュアルを活用できないことがしばしばあります。

逆もまた然りな話で。

自分的には意味が通じるマニュアルを作っても、スタッフが受け取った時に理解できず、
行動ができないということもあります。

これ、結構外注スタッフさんにマニュアルを渡す際に陥りがちな問題なんです。

今回は機能しないマニュアルの特徴について、まとめていきます。☺️
August 29, 2024 at 4:47 AM
【機能しないマニュアルとは】
相手から初回の指示受けを行う際、マニュアルをいただくことがございます。

そういった場合、とてもありがたいのですが、作っていただいたマニュアルの書いてある内容を理解できないケースもあり、いただいたマニュアルを活用できないことがしばしばあります。

逆もまた然りな話で。

自分的には意味が通じるマニュアルを作っても、スタッフが受け取った時に理解できず、
行動ができないということもあります。

これ、結構外注スタッフさんにマニュアルを渡す際に陥りがちな問題なんです。

今回は機能しないマニュアルの特徴について、まとめていきます。☺️
August 28, 2024 at 8:50 PM
【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今朝のポストの続きになります^^*

私はとにかく自分のリソースを空けるために、
自分のやっていることをまずは整理して棚卸を行い、
実務作業の全体量を洗い出しをしました。
その後、実務に落とすために棚卸を行い、マニュアルに落とし、他の誰かにお願いをするということをさせていただきました。

今年の1月は多くて、月110時間くらいあった業務量は、
6月くらいからは月80~90時間に収まるようになりました。
私のやったことは、手放しできる業務とできない業務を仕訳、出来る業務をすべて言語化し、スタッフへお願いさせていただくということ。
難しいことではありません。
【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今年の冬~春にかけて、私は自分のリソースを空けるために
多くの仕事を他の人に受け渡しました。

主な理由としては、自分の見る視点が増えてしまったため、
やることが増えてしまったこと。

所属するスタッフの入れ替えも多く発生し、
自分がリソースが無い状態で日々が忙しくなってしまい、
そのせいもあって、自分の実務の質が保てなくなったのです。
その状態で業務を進めることはとても危険です。
自分の手元の作業をもし手放せるのであれば、実務の手放しをしていくことをオススメします。
今回は誰にでもできる作業の棚卸についてお話をしていきます^^*
August 28, 2024 at 6:26 AM
【実務の手放し】作業の棚卸をしていこう
今年の冬~春にかけて、私は自分のリソースを空けるために
多くの仕事を他の人に受け渡しました。

主な理由としては、自分の見る視点が増えてしまったため、
やることが増えてしまったこと。

所属するスタッフの入れ替えも多く発生し、
自分がリソースが無い状態で日々が忙しくなってしまい、
そのせいもあって、自分の実務の質が保てなくなったのです。
その状態で業務を進めることはとても危険です。
自分の手元の作業をもし手放せるのであれば、実務の手放しをしていくことをオススメします。
今回は誰にでもできる作業の棚卸についてお話をしていきます^^*
August 27, 2024 at 8:28 PM
【私がお客様に提供できる価値は?】
私ができることは、バックオフィス事務の言語化です。

「外注をしたいけれど、そもそも何を頼んでいいのかわからない」
「複数の外注の指示が多すぎて、どこに何を指示をしたのか。忘れてしまった・・・」

そんな方にこそ、必要なのは現場の事務で何をしているのか、どのようなことがあるのか、言語化することです。

私はこれまで多くの現場で、自分ではなく、
スタッフが動くことを前提にマニュアルを作成してきました。
そのマニュアルが1本あれば、運用の変更がかからない限り、自分の作業を続けてくれるマニュアルです。
【私がお客様に提供できる価値は?】
ノートを毎日更新をして早3ヶ月だったんですけれども、
ほんとに思う事は言語化ってものすごく大事だと思ってきています。

で、改めてですね。これ永遠の課題だったんですけど。

「自分は何をお客様に対して価値提供ができるのか」

「私がお客様のことを支えることで、お客様がどのように変化するのか」

というところをちゃんと言語化したいと思いまして、
今回ちょっとAIを使いながら、自分で壁打ちをしてみました。

今回は、私の提供できる価値は何か、また提供した価値によってお客様がどんな未来を手に入れることができるのかなど、掘り下げてみたいと思います。
August 27, 2024 at 2:49 AM
【私がお客様に提供できる価値は?】
ノートを毎日更新をして早3ヶ月だったんですけれども、
ほんとに思う事は言語化ってものすごく大事だと思ってきています。

で、改めてですね。これ永遠の課題だったんですけど。

「自分は何をお客様に対して価値提供ができるのか」

「私がお客様のことを支えることで、お客様がどのように変化するのか」

というところをちゃんと言語化したいと思いまして、
今回ちょっとAIを使いながら、自分で壁打ちをしてみました。

今回は、私の提供できる価値は何か、また提供した価値によってお客様がどんな未来を手に入れることができるのかなど、掘り下げてみたいと思います。
August 26, 2024 at 8:52 PM
【マネジメントがいらない業態とは?】
今朝の続きです^^*

③クライアント様側で完全に進捗管理とオペレーションを行っている

クライアント様側で進捗管理やオペレーションが完全に行われている場合も、マネジメントの手を借りる必要がありません。
特に、クライアント様が自身のプロジェクトや業務フローをしっかりと把握し、スケジュール管理が徹底されている場合、個別のマネジメントサポートがなくても業務が順調に進むことが多いです。
【マネジメントがいらない業態とは?】
今回は「マネジメントがいらない業態」について、お話ししてきます。
私はバックオフィスチームのマネジメントをしているものですが、すべての拠点やチームに必ずしもマネジメントが必要とは思いません。

クライアント様の業務の規模感によっては、
一人のオンライン秘書をつけるだけで変わるケースもあれば、単発の業務を頼み続けるだけで事足りることもあります。

これまでチームになっていく過程を、数社見てきた中で
「これはマネジメントはいらないな!」と思う業態の特徴について紹介します。
August 26, 2024 at 5:31 AM
【マネジメントがいらない業態とは?】
今回は「マネジメントがいらない業態」について、お話ししてきます。
私はバックオフィスチームのマネジメントをしているものですが、すべての拠点やチームに必ずしもマネジメントが必要とは思いません。

クライアント様の業務の規模感によっては、
一人のオンライン秘書をつけるだけで変わるケースもあれば、単発の業務を頼み続けるだけで事足りることもあります。

これまでチームになっていく過程を、数社見てきた中で
「これはマネジメントはいらないな!」と思う業態の特徴について紹介します。
August 25, 2024 at 11:26 PM
【見通しをもった仕事ができているか?】
先日、メンバーの方からお願いがありました。

月○時間という形で時間を決めて回している拠点があるのですが、月の半ばでの予期せぬ変更をかけたスタッフさんがいたのです。

その理由が、「他の業務との兼ね合いで扶養範囲を超えるため、時間数を減らしてほしい」というもの。

んん?・・・・違和感がある。
言っていることはわかりますし、調整はしていただいて大丈夫なのですが、これはもう少し、事前に対策できなかったのかな・・?と疑問に思いました。

この方に足りないと思ったのは、俯瞰的な視点。
「減った時間数が他のメンバーにも影響を及ぼす可能性がある」ということ。
August 25, 2024 at 5:21 AM
【ピックアップ】コミュニケーション上手になる記事3選
今週のピックアップ記事をまとめていこうと思います。🦕

今週のお題は「コミュニケーション術」です。
オンラインで事務をしていくのであれば、コミュニケーション術は絶対に欠かせません!
それをいかにテキストで補えるかという世界でもありますので。
オンラインでスムーズに相手とお仕事を進められる方法について、
いくつか記事をご紹介させていただきます。
August 24, 2024 at 10:56 PM
【外注スタッフを雇っているのに忙しい理由】
私がご依頼をいただくクライアント様で多いのは、もうとにかく仕事が忙しい。
外注スタッフを入れているのに全然楽にならない・・・!!
というものです。

その理由のもっとも大きい部分は、あなたが情報のすべてをもっており、判断だけをする人に徹していないからです。

本当の意味で仕事を手放しできていないのです。

スタッフを入れれば、自動でなんでもしてくれるというのは到底難しい。
なぜならスタッフはどの範囲でなら自由に動けるのか。
どこまでであれば価値提供にあたるのか。
確固たるルールと、ルール内で動くための適切な情報をお渡しできていないと、成立しません。
August 24, 2024 at 11:31 AM
【チーム管理で消耗しない工夫とは】
本日は具体的に、チーム管理で消耗しない工夫についてお話していきます!

①クライアント様の状況や方向性の確認
クライアント様のビジョンや進行中のプロジェクトの方向性を確認し、それに基づいてチームの動きを調整しています。
これにより、クライアント様との認識のズレを防ぎ、期待に応え続けることができます。

プロモーションや今後の動きを見て、先回りしてスケジュールを回収することもあります。

締め日や納期までに対応できるものは、無理なく対応できる段取りをくむことにより、コンスタントに業務をこなせるようにしていきます。
August 23, 2024 at 10:48 PM
【チーム管理で消耗しない工夫とは】
現在、私は4つのチームを管理しており、各拠点の進捗を確認しております。
新しい依頼があった際の振り分けを行ったり、業務を効率良く進めるにあたり、不要な部分を省き、業務改善を行ったりがメインですね。

よくメンバーに言われることは「山下さんってずっと稼働してますよね」ということ。
そんなことしていませんよ(笑)

ただ限られた時間の中で、誰がどのくらいの作業をもっていて、どの業務がざっくりどれくらいの進捗率で、どういうスケジュールで動いているのか。
クライアント様にどんな影響や成果となっているのかを見ています。
これをやり続けるには、持久力がいります・・!!
August 23, 2024 at 5:10 AM
【業務委託集団のマネジメントは簡単じゃない】

【難しさ3】どれくらい収入を得たいか
このどれくらい収入を得たいかによっても、かなり継続に関わってくるかなって思います。

スキルがあり、向上心のある人は、自分の商品を持って起業する、外勤に出るという道を新たに選ぶ方もいらっしゃいます。

逆にそこまで働かなくても大丈夫で、お小遣いぐらい稼げたら良いという方も難しくて。
そういった方は、自分のできる範囲でお仕事をされることが多いです。
チームを作っていくときに、どういったメンバーを集めれば、現場がうまく循環するのかを考えています。
【業務委託集団のマネジメントは簡単じゃない】
私のお仕事の主は「マネジメント」。
実務に携わることも多いですが、私は日々、業務委託のチームを取りまとめております。

マネジメントやディレクションを行うときは、
・目的に沿っているのか
・結果を出しているのか
・同じ方向を向いて対応を進められているか

これらを意識してチームビルディングをしています。

どれだけスキルが高く、優秀な人たちが集まっていても、結果を出しなければ、ただのコスト。
クライアント様の要望に沿っているのか、
結果としてクライアント様に還元ができているか。

これらを見ながらマネジメントしています。
August 22, 2024 at 8:51 PM
【業務委託集団のマネジメントは簡単じゃない】
私のお仕事の主は「マネジメント」。
実務に携わることも多いですが、私は日々、業務委託のチームを取りまとめております。

マネジメントやディレクションを行うときは、
・目的に沿っているのか
・結果を出しているのか
・同じ方向を向いて対応を進められているか

これらを意識してチームビルディングをしています。

どれだけスキルが高く、優秀な人たちが集まっていても、結果を出しなければ、ただのコスト。
クライアント様の要望に沿っているのか、
結果としてクライアント様に還元ができているか。

これらを見ながらマネジメントしています。
August 22, 2024 at 5:34 AM
【自分のことを振り返ってみた】
今日は自分の歴史を振り返って、どういうことをしてきたのか。アウトプットをしてみました。

書いているうちに思うことは、自分は思ったよりも、どこでもリーダーみたいなことはしてきており、人に携わって生きてきたこと。

今も事務という仕事に向き合っていますが、人とかかわりながら、仕組みを作っていくというところはブレていないと感じます。

自分のことをひたすら書いていく記事になったので、面白みはないと思いますが、ここからさらにできることを深堀していきたいな。
そんな前段階のお話になりました。
August 21, 2024 at 9:05 PM
【行動が変わらない人の特徴とは?】
今朝の続きです。

3、 自己認識の不足

自己認識が不足していると、自分の行動や成果がどのように評価されるかを理解できません。
その結果、他者からのフィードバックを適切に受け入れられず、改善が難しくなります。

他者の評価に対する感度が低く、
客観的に見ることができないため、自分の強みや弱みすらも理解していないケースが多いです。

結果、びっくりするくらい自己評価が高い方もいれば、
どん底のように自己評価が低い方もいるというのも、ここの特徴と言えます。
【行動が変わらない人の特徴とは?】
先日、フィードバックをしても行動が変わらない人は、
どういう特性があるのかを上長と話をしていたんですけども。

私の中では「自分の中での優先順位がそこではない」というところに対し、上長の意見としては「俯瞰的に自分を見ることが出来ない」ということでした。

なるほど・・!!確かに・・!!と思ったので。

ちょっと自分の中でもしっかりアウトプットして、言語化してみようと思います。

行動が変わらない人の特徴は、本当にいろいろな要因があります。
ざっくり言えば、プライドが高いとか。
固定概念が強い、とか。本当にざっくりと表現ができると思います。
August 21, 2024 at 6:43 AM
【行動が変わらない人の特徴とは?】
先日、フィードバックをしても行動が変わらない人は、
どういう特性があるのかを上長と話をしていたんですけども。

私の中では「自分の中での優先順位がそこではない」というところに対し、上長の意見としては「俯瞰的に自分を見ることが出来ない」ということでした。

なるほど・・!!確かに・・!!と思ったので。

ちょっと自分の中でもしっかりアウトプットして、言語化してみようと思います。

行動が変わらない人の特徴は、本当にいろいろな要因があります。
ざっくり言えば、プライドが高いとか。
固定概念が強い、とか。本当にざっくりと表現ができると思います。
August 20, 2024 at 9:02 PM
【フリーランス流】フィードバックの入れ方
フリーランスならではのフィードバックの入れ方
私が実践しているフィードバックの入れ方をまとめてみます。
・良いところは些細な事でも賞賛する
・ルールに沿っていない部分は理由を伝えて指摘する
・感謝を伝える

■良いところは些細な事でも賞賛する

良いところは些細な事でも賞賛します。
それは個が秀でている部分であり、
目的を満たす行動に繋がっているのであれば、
なるべく人のいる前で賞賛することを意識しています。
その言葉をきっかけに良い連鎖が起きることもあるため、
より具体的にお伝えすることが大事です。
【フリーランス流】フィードバックの入れ方
本日はマネジメントでは欠かせない、
スタッフさんへのフィードバックについてお話です。
私自身は会社に属しておらず、フリーランスになりますので、当然、フィードバックを行う相手もフリーランスなわけです。

その時に意識していることは、教育はせず、価値観を合わせに行くこと。

フリーランスならではのフィードバックのやり方というのをまとめていきます。

前提として「教育しない」という考えを持っています。
会社に属している方は「部下を教育する」という表現をしますよね。
ゆくゆくは会社を支える者として、従業員を育てていくスタンスをとっている会社が多いかと思います。
August 20, 2024 at 7:27 AM
【フリーランス流】フィードバックの入れ方
本日はマネジメントでは欠かせない、
スタッフさんへのフィードバックについてお話です。
私自身は会社に属しておらず、フリーランスになりますので、当然、フィードバックを行う相手もフリーランスなわけです。

その時に意識していることは、教育はせず、価値観を合わせに行くこと。

フリーランスならではのフィードバックのやり方というのをまとめていきます。

前提として「教育しない」という考えを持っています。
会社に属している方は「部下を教育する」という表現をしますよね。
ゆくゆくは会社を支える者として、従業員を育てていくスタンスをとっている会社が多いかと思います。
August 19, 2024 at 8:43 PM
【3か月でよく読まれた記事3選】
いつもポストを見てくださり、ありがとうございます!
毎日noteで自分のアウトプットを実践していますが、
今回は3か月の中でよく読まれた記事を3戦、Blueskyでも紹介していきます。

■事務は「あなたでなくとも良い仕事」
私たちはコストであり、いつでも取って代わられる職です。
だからこそ、私たちは在り方を追求し共存できる方法をクライアント様とともに模索します。
「あなただから」と選ばれるようになりたいというお話を綴りました。
note.com/officeworker...
事務は「あなたでなくとも良い仕事」|山下ゆうこ|在宅オフィスワーカー
こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしてる在宅フリーランスです。 本日はとっても耳障りで、言いにくいことを言わせていただきます。 最近、事務をやり始めた方や 長年事務をされている方 今後も事務をやっていく方は このマインドを持っていないと、どんどん居場所が無くなっていきます。 それは「私たちは、あなたでなくとも良い仕事をお願いされている」 と認識すること。 事務として働きた...
note.com
August 19, 2024 at 7:59 AM
【スタッフさんでよく見る3つのタイプ】
昨日はお昼に更新できませんでしたね💦
昨日のポストでは独断と偏見で語る、事務代行でよく見る3つのタイプ
というのを言語化してみました。
これだ!というものはありましたか?

それでは続きです。
【スタッフさんでよく見る3つのタイプ】
今日はちょっと独断と偏見で語る、事務スタッフさんでよく見る3つのタイプというのを言語化してみました。

異論は認めます。

事務スタッフと書いてますけど、実際はこういうタイプに分かれるのかなって思って書いています。

わりとこのあたりの人の特性は、スタッフさんにどんな業務を担当いただくかとかにも大きくかかわりますので。
良かったら参考にしてみてくださいね。^^
August 18, 2024 at 9:12 PM
【スタッフさんでよく見る3つのタイプ】
今日はちょっと独断と偏見で語る、事務スタッフさんでよく見る3つのタイプというのを言語化してみました。

異論は認めます。

事務スタッフと書いてますけど、実際はこういうタイプに分かれるのかなって思って書いています。

わりとこのあたりの人の特性は、スタッフさんにどんな業務を担当いただくかとかにも大きくかかわりますので。
良かったら参考にしてみてくださいね。^^
August 17, 2024 at 10:26 PM