相手にとっての価値ある存在であり続けるためにも、
日々の生活や健康をしっかりと整え、いつでもベストな状態で業務に臨むことが大切ですよね。
常に万全の状態で相手に向き合うことが、結果としてより大きな価値を生み出すことにつながります。自分も肝に銘じたいと思います。

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どこかで無理してエラーが出てきているはずですので、
そういう時こそ、自分の生活の源から見直しをかけていきましょう。

自分が元気でいてこそ、他者をサポートできるのです。

今年の6月、私も夫が病気を患い、生活の根底から覆るようなことが起きました。
やはり自分のメンタルの部分でもエラーはおきましたし、
仕事と家庭のバランスが崩れ、ミスが多発してしまった時期がありました。

食事も睡眠もこの時は本当に崩れていたと思います。

事務代行を仕事としている以上、体調が万全であることは、
単なる自己管理の問題ではなく、他者に対する責任でもあります。

もちろん、すきま時間で稼ぎたいとか、
自分の生活が精一杯の中でも、なんとか時間のやりくりで乗り切る人もいます。
それが継続できる人ならいいんですけど、実際はそこまで続かないケースの方が多いです。
悪循環が積もりに積もってしまうので、代行として請け負うときこそ、自分が万全である必要があります。

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例えば、価値提供として「誰かの相談相手になりたい！」って思っていたとして、自分もメンタルに闇がある状態の先生に、サポートをしてもらいたいとは思いませんよね。

体は資本と言いますが、自分の体や心が大丈夫であるからこそ、誰かの支えになった時、より良い価値として提供できます。

事務の仕事も代行なので、一緒なんですよね。
相手の歩調に合わせて代行することが多いため、
万全でない状態だと、相手のペースに合わせることができません。

互いに歩調が合わない場合、相手も自分も不満が募ります。
それが姿勢として出てしまったり、そこが原因でお互いに噛み合わなくなり、リピートに繋がらない状態になってしまいます。

マニュアルを作るだけでは、業務がスムーズに進むとは限りません。
マニュアルの具体性を高め、外注スタッフの経験やスキルに応じた内容にすること、そして、渡した後のフォローアップを欠かさず行うことが重要です。

もちろん、その際に、完ぺきを目指さなくても大丈夫です。
最低限の情報量は入れつつ、ブラッシュアップする方がより効率的でありますので。

マニュアルの運用をしっかりと行い、外注スタッフさんが迷わずに作業できる環境を整えることで、業務の効率化が実現しますよ。
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とくに専門用語を多く扱う場合は注意が必要です。
マニュアルを渡す相手を選ぶか、マニュアル自体を一定の作業者のラインまで解像度を上げて、
作る必要があります。

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２、スタッフの経験やスキルを考慮していない
マニュアル作成の際には、スタッフの経験やスキルレベルを考慮することが大切です。
なぜなら、同じマニュアルを全員に渡しても、全員が同じように進められるわけではありませんから。

経験豊富なクライアント様にとっては「当たり前」のことでも、
初めてのスタッフには「よくわからない」と感じることがあります。

マニュアルを作成している人にはわかる内容でも、持っている知識が異なっているため、
スタッフが見た時に伝わらないマニュアルになってしまうことも多いです。

１、マニュアルが細かく説明されていない問題

マニュアルを作成したものの、内容がざっくりしすぎていて、
具体的な進め方が伝わらないことがあります。

外注スタッフさんによっては、具体的な指示がないと、思い込みで進めてしまうことがあります。

また、たとえ細かい指示があっても
「この作業の目的は何か」「なぜこのステップを行っているのか」

全体像が示されていないと、作業者はなぜその作業をしているのか理解できません。

結果として、目的地から調べる必要が出てきてしまい、効率が落ちることがあります。

自分の手元の作業で小さなことでもいいから手放しできるものは無いか。
限定的に見て書き出してみましょう。

作業の棚卸ができるようになると、どんどん言語化できるようになります。
見えるものも増えてくると思いますので、
まずは自分の手放しできるものはないか、洗い出してみることからやってみましょう！
その後、マニュアル作成までいけると良いですね。

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自分が手元の作業を整理する時に、基準にしてほしいことは、自分の見る範囲を限定することです。

整理するための棚卸のフェーズでは、なかなかどの作業であれば誰かにお願いできるのか。
手放ししたいけれど、何から手放ししていけばいいのか。
判断が難しいと思います。

その時に意識して欲しいのが、見る範囲を限定することです。

例えば、バックオフィスの中でも
SNSの更新代行の部分の周りだけはお願いできるんじゃないか、とか。
請求書を作成してもらって、送付することだけを毎月のルーティンでやってもらおうか、とか。

毎月定期でやっている実務から限定して、棚卸できればやりやすいかもしれませんね。

続きはこちらから＾＾
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文字通り、作業の棚卸とは、
自分でとりおこなっている業務のすべてを洗い出して、
自分でできるもの、自分でなくてもできるものを仕訳する作業です。

大きなタスクから小さなタスクまで、すべてを言語化し、
整理しながら、言語化をしていきます。

作業の棚卸は主に2つの種類があると思っています。

・整理のための棚卸：どんな実務があるのかを洗い出すこと
・実務に落とすための棚卸：マニュアルを作る時にその実務
で必要な事を洗い出すこと
どこに焦点を当てるかによって、棚卸の仕方は少し異なると思っています。

整理のための棚卸→実務に落とすための棚卸のサイクルで回すと良いでしょう。

お客様が成果を上げる姿を一緒に喜びあえる関係を目指し、
クライアント様が最前線で輝いていただける姿を見られるよう、
精一杯サポートをさせていただき、その環境の一端を担えると嬉しいです。
今回はそんな形で、私がお客様に提供できる価値というのをまとめてみました。
少しずつ思いを伝えていけるようにブラッシュアップしたいです。
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多様なバックオフィスの現場を見て、多くのスタッフのマネジメントをしてきたからこそ、
誰かが動くために必要な情報を言語化して揃えることができます。

事務周りの業務のどこに問題があるのか、どこをテコ入れしていけば、安定したバックオフィス体制が作っていけるのか。
作業の棚卸をさせていただき、何を手放していけば、クライアント様のリソースが空くのかをともに考え、
クライアント様の代わりにマニュアルを整備していくことが可能です。

バックオフィスはもちろんコストになります。
しかし、コストをあえてかけて、整備を整えることは会社の基盤を整えることに繋がります。

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日々のマネジメント業務を経験していく中で、感じていることは、すでに業務委託を外注しているのに、
一向に作業が楽にならない・・・というお客様が多いこと。

事務スタッフを入れているのに、どうすれば楽になるのか。

外注しているのに楽にならない理由には、
自分の中でバックオフィスの作業がどれくらいの量があって、それぞれにマニュアルを言語化できていないケースが多いです。

情報量が溢れかえってしまい、管理できないほどの量になってきているのです。

私ができることは、バックオフィス事務の言語化です。

現場の事務で何をしているのか、どのようなことがあるのかを言語化することです。

まずは、私の話をさせてください。

私、山下ゆうこは、バックオフィスのサポートを初めて8年の経歴があり、現在はフリーランスとして総務事務で実務を行いつつ、4社の会社様でチームをもってマネジメントをしております。

実務も行っていますが、マネジメント業務が主な対応です。

事業主様のお仕事の事務周りの基盤づくりに携わり、
事務マニュアルの作成やチームの構築・運営をさせていただいております。

クライアント様の支援実績は9社。
今年に入ってからはリピート率が100％。

業務委託の縁は切れやすいのが業界としてある中で、
3年以上お付き合いをさせていただいているクライアント様もいることが実績です。